Guida gratuita · Amministrazione
Preventivo, contratto
e fattura in forfettario
La parte del mestiere che nei manuali stranieri non esiste, perché parla di software pensati per altri paesi. Qui trovi cosa serve davvero a una freelance italiana: i tre documenti, le sette voci del contratto e il ciclo della fattura.
Tre documenti, non uno
Il preventivo dice cosa farai e quanto costa. Il contratto dice cosa succede se qualcosa va storto. La fattura è l'atto fiscale.
Sono tre cose diverse e servono tutte e tre. Un preventivo accettato via email è già un accordo valido, ma non ti protegge su recesso, proprietà dei contenuti e ritardi di pagamento.
Il preventivo si legge quando le cose vanno bene. Il contratto si apre solo quando vanno male, ed è lì che scopri cosa non avevi scritto.
Le sette voci che devono stare nel contratto
- Oggetto e perimetro — cosa è incluso, con il numero di contenuti e di revisioni
- Durata e recesso — quanti mesi, con che preavviso si esce, da entrambe le parti
- Tempi di pagamento e cosa succede se sforano
- Proprietà dei contenuti — a chi restano i file e i sorgenti alla fine del rapporto
- Accessi e credenziali — chi li possiede, e l'impegno del cliente a mantenerti l'accesso
- Trattamento dati — se gestisci profili e messaggi tratti dati per conto suo, e serve un accordo scritto
- Foro competente e legge applicabile
Cosa succede se il cliente non manda i materiali. Senza quella riga, ogni ritardo suo diventa un tuo ritardo, e a fine mese la conversazione la fai tu in difesa.
La fattura elettronica, in pratica
La fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio ed è obbligatoria anche in regime forfettario. Ti serve il codice destinatario del cliente oppure la sua PEC; se non li ha, si usa il codice convenzionale e il documento resta consultabile nell'area riservata.
- In forfettario l'operazione è non soggetta a IVA, con la dicitura di legge in fattura
- Sulle fatture senza IVA sopra una certa soglia va la marca da bollo, che puoi riaddebitare al cliente se lo indichi
- Il forfettario non subisce ritenuta d'acconto: va dichiarato in fattura, altrimenti te la trattengono
- Puoi indicare la rivalsa previdenziale se sei iscritta alla gestione separata
- I documenti fiscali si conservano dieci anni
Le soglie e le regole cambiano, e ogni situazione ha le sue particolarità. Questa guida serve a sapere cosa chiedere, non a sostituire il commercialista: le diciture esatte fattele confermare da lui una volta per tutte.
Farsi pagare prima
Nei rapporti tra professionisti e imprese la normativa italiana prevede termini di pagamento predefiniti e interessi di mora automatici in caso di ritardo. Non serve una clausola per averli, ma scriverli nel contratto cambia il comportamento del cliente molto prima di doverli applicare.
Tre mosse concrete
- Fattura il primo del mese, non l'ultimo. Chi fattura a fine mese viene pagato il mese dopo ancora. Sposti la data e sposti l'incasso di trenta giorni, senza chiedere niente a nessuno.
- Chiedi un anticipo sui progetti. Trenta o cinquanta per cento alla firma. Chi non lo versa è quasi sempre lo stesso che poi paga tardi.
- Sollecita a sette giorni, non a trenta. Una riga cortese e puntuale. Il ritardo che non viene notato diventa un'abitudine.
Se lavori con le agenzie
Le agenzie pagano più lentamente perché incassano prima dal cliente finale. Quel tempo è un costo: o lo metti nella tariffa o chiedi un acconto. Non puoi fare tu da banca a un'agenzia.
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Ti scrivo quando esce una guida nuova, senza calendari fissi e senza spam. Intanto ti mando quella sui dodici segnali del burnout.